Ordenar datos en Excel
En este video aprenderemos a ordenar datos y a asignar un orden a través de una lista personalizada.
Orden ascendente o descendente
En esta tabla tengo un grupo de empleados de un almacén. Deseo ordenarlos por la fecha que ingresaron a la empresa. Los más antiguos primero.
Los comandos para ordenar se encuentran en la pestaña Datos de la cinta de opciones.
Primero voy a seleccionar todos los datos. Luego con la tecla tabulación, desplazo la Celda Activa hasta la columna que será la referente para ordenar. En este caso la fecha.
Hay dos tipos básicos de orden para datos. De menor a mayor y de mayor a menor. Si los datos corresponden a texto, los ordenará alfabéticamente de la A a la Z o de la Z a la A, tal y como lo describen los íconos de la imagen. Al pulsar el ícono de la esquina superior izquierda, me deja la fecha más antigua arriba.
Un punto importante, si hubiesen seleccionado solamente la columna fecha, sólo esa dimensión de los datos se hubiese ordenado, causando un problema mayor, puesto que la información se hubiese desordenado respecto a las otras variables.
Orden usando listas personalizadas
Veamos otro ejemplo. Quiero ordenar ahora según el cargo. De mayor a menor jerarquía de mando dentro de la empresa. Excel no tiene cómo saber cuál es el que tiene mayor jerarquía. Por lo que en este caso debo crear una lista personalizada.
Esta vez no voy a utilizar la Celda Activa. Sino que selecciono todos los datos, incluidos los títulos. Y Pulso el ícono “Ordenar”. Me aparecerá el siguiente cuadro:
Donde dice “ordenar por” Elijo “cargo”. En “ordenar según”, dejo “Valores” y en “criterio de ordenación” selecciono “Lista personalizada”
Crearé una lista teniendo en cuenta el rango del empleado dentro de la empresa. Gerente, administrativo, cajero, aseo. La escribo en ese orden. Y la ingreso. (Este procedimiento lo vimos en la clase 10 de este curso). Después de realizar esto, los datos estarán ordenados según la columna “cargo”.
Agregar nivel de ordenamiento
Supongamos que después de ordenarlos por cargo, quisiera ordenarlos por otro criterio. Por ejemplo, por el apellido. Esto significa que primero ordenará por el cargo, y luego, para personas con el mismo cargo, habrá un orden alfabético de acuerdo a su apellido.
Debes ir al menú “ordenar” y aparecerá el cuadro de la imagen de arriba. Pulsas el botón “Agregar Nivel”. Con esto ingresarás un segundo criterio de orden. Elijes apellido. Y en criterio de ordenación “De la A a la Z”.
Con esto, primero ordenará jerárquicamente por cargo. Y para personas con el mismo cargo, las ordenará por apellido.
En el próximo video veremos cómo agregar y eliminar filas y columnas.