Errores mas frecuentes en excel

LOS 5 ERRORES MÁS FRECUENTES EN EXCEL

 

LUGAR # 5: USAR EL PUNTO COMO SEPARADOR DE DECIMALES

 

¡Estamos en Hispanoamérica! Aquí se utiliza la coma para separar los decimales y no el punto. El punto lo usamos para separar los miles. Salvo que hayamos configurado Excel de otra forma. Al usar el punto como decimal puede pasar que Excel interprete equivocadamente un número. Por ejemplo, al escribir 1,3456 como 1.3456 Excel automáticamente corre el punto para utilizarlo como separador de miles. Y quedará 13.456.

 

texto-y-numero

 

Y si escribimos 1.5 en vez de 1,5, Excel transformará ese número en un texto. Y con eso estaremos impedidos de utilizar fórmulas numéricas.

 

Consejo 1: Para cambiar la configuración del separador de decimales, haz lo siguiente. En Archivo >> Opciones >> Avanzadas, bajo el título Opciones de Edición deselecciona la casilla “Usar separadores del sistema” y ocupa los separadores que tú quieras.

Usar separadores del sistema

Consejo 2: Si los datos incluyen puntos en vez de coma, corrígelo de la siguiente forma: Selecciona los datos. Luego pulsa el ícono “Buscar y Seleccionar” de la pestaña “Inicio” y ocupa el comando “reemplazar”. Donde dice Buscar, colocas un punto (.) y donde dice “Reemplazar con” colocas una coma (,).buscar y seleccionar

Lugar #4: Trabajar con texto creyendo que es número

Similar al #5. A veces cuando importamos datos puede que Excel reconozca esos datos como texto. El mayor inconveniente de esto es que tendrás problemas al aplicar una fórmula y no sabrás porqué.

texto

Por ejemplo aquí tengo el número 2,7. No hay problemas en cuanto al separador de decimales, pero Excel no lo reconoce como número sino como texto

Consejo: Una forma visual de verificar si es texto o número es ver en qué lado está alineado. Si es a la derecha, entonces es número y si está a la izquierda, entonces texto. Claro que si ya han aplicado algún tipo de alineación a sus datos no les servirá de mucho. Por eso, lo otro es comprobar en la barra de fórmulas que el número no tenga un apóstrofe simple (‘). Para corregirlo utiliza la función VALOR, que transforma un texto en número.

Lugar #3: No usar métodos abreviados para copiar y pegar

Una de las tareas más comunes en cualquier programa es copiar, pegar o cortar datos. Utilizar el ratón cada vez que utilizamos uno de estos comandos no sólo es ineficiente sino puede llegar a ser doloroso. Para tener tendinitis no se requiere haber levantado pesos monumentales sino haber realizado una tarea repetitiva, como COPIAR y PEGAR.

Consejo: Aquí los cuatro métodos abreviados (teclas rápidas) indispensables que te ahorrarán mucho tiempo.
Control+C: Copiar
Control+X: Cortar
Control+V: Pegar
Control+Z: Deshacer
Si quieres más, revisa esta lista de los métodos abreviados más útiles

Lugar #2: No saber si hay filas o columnas ocultas.
Excel nos da pistas para saber dónde hay una columna o fila oculta. Pero como la idea es esa: quedar oculto, tampoco coloca un signo en rojo diciéndote “Aquí está!”. Esto puede hacer que accidentalmente la borres, o que no entiendas bien dónde están los datos a la que hace referencia una fórmula. Es importante saber cómo mostrar las filas ocultas.

Consejo: Para mostrar todas la columnas o filas oculta, selecciona todas las celdas usando el botón que está en la intersección de los encabezados de columna y fila. Luego pulsa el botón derecho del mouse sobre cada encabezado y elijes mostrar. Tienes que hacerlo 2 veces. Una para las columnas y otra para las filas.

seleccionar-todas-las-celdas

Lugar #1: No cerrar los pares de paréntesis en una fórmula o función

Este error es más frecuente en aquellos acostumbrados a que automáticamente Excel cierre el último paréntesis. Pero ahí no está el problema. El mayor problema surge cuando en medio de una fórmula hemos abierto un paréntesis y seguimos con otros operadores matemáticos y funciones. Al final recibiremos una advertencia de Excel. Peor de todo es que ni siquiera la leemos y le echamos la culpa al pobre programa.

Consejo: Para ayuda de todos, Excel indica los pares de paréntesis de colores para facilitar la vista de ellos. Sólo cuando aparezca un paréntesis en negro es que ya han sido cerrados todos los paréntesis.

parentesis

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